Lập hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cực dễ dàng, nhanh chóng
Lập hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ cơ bản và mọi kế toán doanh nghiệp cần phải biết. Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, mọi tổ chức doanh nghiệp được quy định phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.
Nhằm hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp trong lập hóa đơn điện tử, bài viết này thaison.vn sẽ hướng dẫn lập hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất.

Lập hóa đơn điện tử là gì?
1. Lập hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi định nghĩa lập hóa đơn điện tử là gì, bạn cần hiểu rõ được khái niệm về hóa đơn điện tử.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn điện tử có thể hiểu là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ lập nên bằng các phương tiện điện tử.
Căn cứ vào Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lập hóa đơn điện tử có thể hiểu là nghiệp vụ mà người bán phải tiến hành khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ.
Việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định.
Với những trường hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn lập không bắt buộc có chữ ký số.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được tạo lập từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn và các chứng từ hợp pháp khi đã xác định nghĩa vụ thuế.
Như vậy, cũng tương tự đối với lập hóa đơn giấy, lập hóa đơn điện tử chính là việc mà bên bán bắt buộc phải làm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua nhưng bằng phương tiện điện tử.
2. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng nhất
Hiện nay, cách lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng nhất và được sử dụng nhiều nhất chính là lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp sử dụng.
Về hướng dẫn lập hóa đơn điện tử thì hầu hết cách tạo lập trên các phần mềm là tương tự, khá giống nhau. Dưới đây, thaison.vn sẽ hướng dẫn tạo lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice đang rất phổ biến hiện nay đến bạn.
Để tạo lập hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây:
2.1 Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (nếu cần)
Đối với các doanh nghiệp lần đầu tạo lập hóa đơn điện tử thì cần phải làm đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Còn nếu như doanh nghiệp của bạn đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng rồi thì có thể bỏ qua bước này.
Thông thường, hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)
2.2 Bước 2: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể lập hóa đơn điện tử, bạn cần đăng nhập tài khoản để có thể đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Không riêng E-invoice, hầu hết với các phần mềm hóa đơn điện tử bạn cũng cần nhập ít nhất 3 thông tin cơ bản để có thể đăng nhập: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin được yêu cầu, bạn nhấn nút “Đăng nhập”.
2.3 Bước 3: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc lập loại hóa đơn khác mà bạn muốn tạo lập.

Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”.
2.4 Bước 4: Điền thông tin hóa đơn
Tiếp theo, bạn cần điền đầy đủ thông tin hóa đơn để có thể lập hóa đơn điện tử mà mình muốn.

Điền thông tin hóa đơn.
Nếu là lần đầu tiên lập hóa đơn điện tử, bạn cần phải nhập thông tin đầy đủ ở tất cả các mục còn từ lần thứ sau trở đi, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”, các mục khác sẽ được hệ thống tự động điền.
Khi đã hoàn tất thông tin, bạn nhấn ô “Ghi” ở phía dưới góc phải màn hình.

Nhấn “Ghi” khi hoàn tất điền thông tin hóa đơn.
Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Sau khi đã ký số là hóa đơn của bạn hoàn toàn có thể phát hành đến người dùng.
Đến đây, việc lập hóa đơn điện tử đã được coi như hoàn thành.
Bạn có thể tiến hành gửi hóa đơn đã lập đến cho người mua thông qua 2 cách: Email hoặc SMS.

Gửi hóa đơn cho người mua qua Email hoặc SMS.
Với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn muốn gửi thông tin theo cách nào thì điền thông tin người nhận vào mục đó. Ngoài ra, nếu chọn gửi hóa đơn điện tử bằng SMS thì người dùng có thể thêm bước gửi SMS nhắc nhở thanh toán.
Trên đây, thaison.vn đã hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cực dễ dàng, nhanh chóng trên phần mềm E-invoice đến bạn.
Mọi thắc mắc về vấn đề thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Nam/Trung: 1900 4768
Các tin tức liên quan:
Khi áp dụng hợp đồng điện tử không đúng trường hợp có thể dẫn đến tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý. Vậy các trường hợp nào nên ký hợp đồng điện tử để vừa tiện lợi, vừa đảm bảo an toàn pháp lý?
THÔNG BÁO VỀ VIỆC CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ CÔNG TY KHI SÁP NHẬP ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH TỪ 01/07/2025
23/07/2025
Công ty PTCN Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng, Quý đối tác đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.
Ngày 18/7/2025, BHXH quận Hai Bà Trưng tổ chức Hội nghị phổ biến nội dung mới của Luật BHXH và Luật BHYT năm 2024 cho các hộ kinh doanh trên địa bàn. Đồng hành cùng sự kiện, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã mang đến giải pháp công nghệ hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện kê khai BHXH điện tử thông qua phần mềm eBH.
Việc xác định chính xác các khoản thu nhập chịu thuế TNCN là căn cứ quan trọng để xác định mức thuế TNCN phải nộp. Vậy, lương tháng 13 có tính thuế TNCN không? Trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật thuế Việt Nam, bài viết này sẽ giải đáp chi tiết và cung cấp thông tin chính xác cho người lao động và người sử dụng lao động hiểu rõ hơn.
Việc kê khai và nộp bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp kê khai BHXH, từ đó cho thấy vì sao phần mềm BHXH điện tử là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại.
Từ ngày 01/7/2025 khi luật bảo hiểm xã hội năm 2024 có hiệu lực đã mở rộng thêm đối tượng tham gia BHXH và điều chỉnh mức đóng BHXH bắt buộc.
Người không có lương hưu nếu thỏa mãn các điều kiện kể trên, thì được nhận trợ cấp hưu trí xã hội khi về già, tính từ ngày quy định này có hiệu lực, là ngày 01/7/2025.
Miễn phí bộ giải pháp phần mềm Thái Sơn cho hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử từ 1/6/2025
02/06/2025
Đồng hành cùng cá nhân, hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định pháp luật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft gửi đến cá nhân, hộ kinh doanh chương trình ưu đãi đặc biệt: Miễn phí lên đến 12 tháng sử dụng trọn bộ giải pháp phần mềm: Hóa đơn điện tử - Chữ ký số - Quản lý bán hàng – Bảo hiểm xã hội…
Ưu đãi đặc biệt cho hộ kinh doanh: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm eBH - Chỉ trong Quý II/2025
22/05/2025
Đồng hành cùng hộ kinh doanh kịp thời triển khai quy định mới về tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) chính thức triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt trong Quý II/2025: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH hoàn toàn miễn phí dành riêng cho hộ kinh doanh.
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5 NĂM 2025
28/04/2025
Kính gửi Quý khách hàng, Quý đối tác, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng, Đối tác lịch nghỉ lễ Giải phóng miền Nam (30/4) và Quốc tế Lao động (1/5) năm 2025 như sau
Ngày 21/4/2025, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã ký kết hợp tác với Chi cục Thuế Khu vực II thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đồng hành và hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt chỉ trong Quý II/2025: Tặng 50 số hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh ký hợp đồng sử dụng phần mềm E-invoice.