Từ 15/10/2026, quy định về định dạng chứng từ điện tử hải quan có gì cần lưu ý?

Từ ngày 15/10/2026, quy định mới về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử chính thức được áp dụng theo Quyết định số 1434/QĐ-CHQ. Đây là nội dung quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan và các đơn vị đang sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS Thái Sơn

Từ 15/10/2026, áp dụng quy định mới về định dạng chứng từ điện tử hải quan

Quyết định 1434/QĐ-CHQ được Cục Hải quan ban hành ngày 26/08/2026, kèm theo quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu. 

Như vậy, từ ngày 15/10/2026, Quyết định 1434/QĐ-CHQ là căn cứ áp dụng mới về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu, thay cho các quy định tạm thời đã ban hành trước đó.

Về phạm vi điều chỉnh, theo quy định tại Điều 1, Quyết định 1434/QĐ-CHQ, quy định tạm thời định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu. Đây là nội dung về định dạng dữ liệu trao đổi thông tin, không phải văn bản quy định toàn bộ quy trình nghiệp vụ hải quan.

Về đối tượng áp dụng, Điều 2 quy định: định dạng thông điệp dữ liệu tại văn bản này được áp dụng thống nhất trong việc xây dựng hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan với hệ thống thông tin của doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu, khai báo chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu.

Do đó, điểm cần lưu ý là yêu cầu thống nhất định dạng dữ liệu giữa hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan và hệ thống thông tin của doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu trong quá trình khai báo chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa XNK.

Chứng từ điện tử hải quan phải tuân thủ chuẩn JSON DataFormat

Nội dung quan trọng nhất của Quyết định 1434/QĐ-CHQ nằm tại Điều 3 của quy định ban hành kèm theo Quyết định, về định dạng dữ liệu trao đổi thông tin.

Theo đó, việc trao đổi thông tin giữa hệ thống thông tin của cơ quan Hải quan và hệ thống thông tin của doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu khi khai báo các chứng từ điện tử phải tuân thủ theo chuẩn JSON DataFormat.

Quyết định cũng nêu rõ:

Một thông điệp trao đổi dữ liệu điện tử được xem là hoàn chỉnh và hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy tắc về cú pháp và cấu trúc thông điệp dữ liệu được quy định tại phụ lục ban hành kèm theo quy định này.

Từ nội dung trên, có thể hiểu doanh nghiệp khi thực hiện khai báo chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu cần lưu ý không chỉ đến nội dung thông tin khai báo, mà còn phải bảo đảm thông điệp dữ liệu được lập theo đúng định dạng kỹ thuật đã được quy định.

Trong đó, chuẩn JSON DataFormat là yêu cầu trực tiếp được nêu trong Quyết định 1434/QĐ-CHQ. Các thông điệp dữ liệu trao đổi giữa hệ thống của doanh nghiệp và hệ thống của cơ quan Hải quan cần đáp ứng đúng cấu trúc, cú pháp theo phụ lục kèm theo văn bản. Đây là cơ sở để thông điệp dữ liệu điện tử được xem là hoàn chỉnh và hợp lệ theo quy định.

Doanh nghiệp cần theo dõi việc cập nhật định dạng thông điệp dữ liệu theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ, nhất là trong giai đoạn trước thời điểm văn bản có hiệu lực.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện quy định mới?

Theo Quyết định 1434/QĐ-CHQ, Văn phòng có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến đến doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu về định dạng thông điệp dữ liệu để thực hiện truyền nhận, xử lý dữ liệu với cơ quan Hải quan.

Đối với các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần lưu ý đúng đầu mối phản ánh: vấn đề kỹ thuật được phản ánh về Cục Hải quan qua Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan; vấn đề nghiệp vụ được phản ánh qua Ban Giám sát quản lý về hải quan để được hướng dẫn.

Doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu nên theo dõi thông tin phổ biến từ cơ quan Hải quan, đồng thời rà soát hệ thống/phần mềm khai báo chứng từ điện tử để bảo đảm việc trao đổi dữ liệu với cơ quan Hải quan phù hợp chuẩn JSON DataFormat và cấu trúc thông điệp dữ liệu theo phụ lục kèm Quyết định 1434/QĐ-CHQ.

Như vậy, từ ngày 15/10/2026, doanh nghiệp không chỉ cần khai báo đúng nội dung nghiệp vụ, mà còn cần đảm bảo dữ liệu chứng từ điện tử được truyền theo đúng chuẩn kỹ thuật. Chủ động rà soát phần mềm, kiểm tra dữ liệu và phối hợp với đơn vị cung cấp giải pháp hải quan điện tử sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tránh gián đoạn thủ tục và bảo đảm hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

Nguyệt Nga