Hợp đồng scan có giá trị pháp lý không? Ưu nhược điểm của hợp đồng
Hợp đồng scan được xem là một trong những hình thức nhanh nhất để doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và dễ dàng nhất. Tuy nhiên, vì không phải là hợp đồng gốc nên tính pháp lý vẫn là vấn đề nhiều người quan tâm. Vậy hợp đồng scan là gì, có giá trị pháp lý không?
Hợp đồng scan để lưu trữ hợp đồng thuận tiện và dễ dàng nhất.
1. Hợp đồng scan là gì?
Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử, thường được thể hiện dưới định dạng file PDF hoặc file ảnh (thường ở định dạng JPG, JPEG). Tuy nhiên, loại hợp đồng này không được coi là hợp đồng điện tử mà chỉ là một bản sao của hợp đồng.
Hợp đồng scan được sử dụng chủ yếu để gửi hợp đồng qua mạng, lưu trữ hợp đồng được nhanh chóng, thuận tiện, góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ,...
2. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng scan
Sử dụng hợp đồng scan có nhiều lợi ích.
Việc scan hợp đồng mang lại các lợi ích sau:
Lưu trữ các hợp đồng quan trọng
Scan hợp đồng là hình thức đơn giản và thuận tiện để sao lưu và bảo quản các hợp đồng quan trọng. Việc lưu trữ bằng cách này để khi cần đến, bạn dễ dàng tìm kiếm, phòng trừ các trường hợp bị mất, cháy, hỏng hợp đồng giấy.
Sử dụng máy scan hoặc ứng dụng scan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất các thông tin quan trọng trên hợp đồng, tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn hợp đồng.
Bảo mật thông tin
Lưu trữ thông tin dưới bản scan có cài đặt mã bảo mật truy cập là cách nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng cường an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp. Hình ảnh scan được lưu trữ dưới dạng PDF nên tính bảo mật tương đối cao.
Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng
Việc scan để chuyển hợp đồng giấy sang các file mềm lưu trữ trong máy tính, điện thoại sẽ giúp việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện, hiện đại. Người dùng dễ dàng truy cập để tìm kiếm thông tin hợp đồng.
3. Hợp đồng scan có tính pháp lý không?
Căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các bản sao được công nhận có giá trị pháp lý bao gồm:
- Bản sao được cấp từ bản gốc: Là việc tổ chức, cơ quan đang quản lý bản gốc, căn cứ vào bản gốc để cấp bản sao. Nội dung của bản sao từ sổ gốc sẽ đầy đủ và chính xác như bản gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực từ bản chính được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính.
Theo các quy định trên, chỉ có bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao từ bản gốc được cấp xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền thì mới có giá trị pháp lý.
Vì vậy, hợp đồng scan sẽ không có tính pháp lý.
4. Có nên lưu trữ hợp đồng theo hình thức scan?
Lưu trữ hợp đồng scan có nhiều ưu, nhược điểm.
Có nên sử dụng hợp đồng scan không? Hợp đồng scan có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm của hợp đồng scan
Hợp đồng scan có những ưu điểm sau:
- Thuận tiện, nhanh chóng: Việc scan hợp đồng được thao tác nhanh chóng, gửi - nhận dễ dàng qua email, mạng xã hội => Thuận tiện và dễ dàng phù hợp với phần lớn doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí: Scan hợp đồng góp phần tiết kiệm chi phí lưu trữ, vì hợp đồng scan dễ dàng lưu trữ trên máy tính, điện thoại mà không cần sử dụng đến giấy.
- Bảo vệ môi trường: Vì hợp đồng scan tồn tại ở dạng file mềm, không sử dụng giấy in ấn nên sẽ góp phần giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Nhược điểm của hợp đồng scan
Ngoài những ưu điểm trên, hợp đồng scan vẫn có những hạn chế:
- Không có giá trị pháp lý: vì vậy, không thể sử dụng hợp đồng scan để giao dịch, để làm căn cứ pháp lý.
- Dễ bị giả mạo: Hợp đồng scan có khả năng bị giả mạo bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh.
Giải pháp tối ưu để lưu trữ hợp đồng
Hợp đồng điện tử iContract - Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng.
Vì hợp đồng scan vẫn có một số hạn chế nhất định nên doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng hợp đồng điện tử - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa.
iContract là giải pháp hợp đồng điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,...
Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp iContract là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, bứt phá trong kỷ nguyên số.
Như vậy, Hợp đồng scan được hiểu là bản hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử. Hợp đồng scan không có giá trị pháp lý nên không được dùng trong các giao dịch. Vì hợp đồng scan vẫn có một số điểm hạn chế trong lưu trữ, tính pháp lý nên doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu hóa quy trình ký kết, lưu trữ hợp đồng.
Các tin tức liên quan:
Trong không khí rộn ràng của mùa xuân mới, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất tới Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới: Sức khỏe - Thành công - May mắn - Thịnh vượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng và Quý đối tác đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúc Quý khách hàng, Quý đối tác một năm mới hạnh phúc, an lành và thành công rực rỡ!
Tiệc tất niên 2024 – Mừng xuân Ất Tỵ 2025 là sự kiện thường niên của công ty PTCN Thái Sơn đã diễn ra thành công tốt đẹp trên khắp các chi nhánh cả nước. Đây cũng là dịp toàn thể cán bộ, nhân viên và gia đình cùng nhau nhìn lại những dấu ấn nổi bật, chia sẻ những khoảnh khắc ý nghĩa, đồng thời thắp sáng niềm tin và khát vọng cho một năm mới đầy hứa hẹn.
Hợp đồng chính và hợp đồng phụ là gì, khác nhau ở điểm gì và mối quan hệ như thế nào? Hợp đồng không chỉ là giao kết đơn thuần mà còn là căn cứ quan trọng xác lập và thực hiện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý giữa các bên. Trong đó, hợp đồng chính và hợp đồng phụ vẫn là khái niệm nhiều người chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể nhất để bạn phân biệt được hai loại hợp đồng này.
Chuyển đổi số là xu thế không thể đảo ngược, diễn ra mạnh mẽ tạo nên sự thay đổi tích cực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Song hành cùng đó là vấn đề đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong không gian số, đặt ra bài toán về công tác đảm bảo an toàn thông tin, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, một trong những thay đổi quan trọng trong hệ thống BHXH sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp là việc thực hiện thay đổi lịch nộp tiền BHXH từ năm 2015 và thời gian phạt chậm nộp BHXH
Dịch vụ chứng thực chữ ký số E-CA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được Trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC) của Bộ Thông tin và truyền thông chứng nhận là “Top 5 CA có chất lượng dịch vụ tốt nhất năm 2024” và là đơn vị “CA tuân thủ pháp lý tốt nhất năm 2024”.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng vì đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua.
Đáo hạn là thuật ngữ đặc thù được sử dụng phổ biến trong hoạt động tài chính ngân hàng, kinh doanh bảo hiểm. Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn cần tìm hiểu khái niệm đáo hạn, quy định và thủ tục đáo hạn như thế nào? Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin quan trọng về đáo hạn ngân hàng.
Hợp đồng giao khoán là một trong những loại hợp đồng quan trọng trong các hoạt động kinh doanh và lao động. Đây là công cụ giúp quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên khi thực hiện công việc, đảm bảo quá trình làm việc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hợp đồng giao khoán, nội dung và quy trình thanh lý hợp đồng.
Việc xử lý hợp đồng lao động bị vô hiệu được quy định tại Điều 51, Bộ Luật lao động 2019 và được Chính phủ hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các trường hợp dẫn đến hợp đồng lao động vô hiệu và hệ quả của nó.
Trong các giao dịch thương mại, không phải lúc nào các bên tham gia hợp đồng cũng tuân thủ đầy đủ các thỏa thuận, dẫn đến những vi phạm hợp đồng. Để xử lý những vi phạm này, pháp luật thương mại đã quy định nhiều chế tài khác nhau, trong đó phạt vi phạm hợp đồng thương mại là một biện pháp phổ biến. Bài viết này sẽ phân tích quy định về mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại theo Luật thương mại mới nhất và mối quan hệ của nó với các chế tài khác.
