So sánh kê khai BHXH qua phần mềm và kê khai thông thường

Việc kê khai và nộp bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp kê khai BHXH, từ đó cho thấy vì sao phần mềm BHXH điện tử là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại.

1. Kê khai bảo hiểm xã hội là gì?

Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) là quá trình doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động thực hiện việc lập, nộp các hồ sơ, tờ khai liên quan đến việc tham gia, đóng và hưởng chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định của pháp luật. 

Các nội dung doanh nghiệp thường kê khai trên hệ thống BHXH bao gồm: 

• Đăng ký tham gia BHXH;

• Báo tăng/giảm lao động, điều chỉnh thông tin;

• Lập danh sách đóng bảo hiểm; 

• Giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí... 

Việc kê khai BHXH đầy đủ, kịp thời, đảm bảo quyền lợi cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp.

2. Phương pháp kê khai BHXH truyền thống

Trước khi có phương pháp kê khai điện tử trên hệ thống dịch vụ công BHXH, các doanh nghiệp thường phải thực hiện thủ công bằng cách làm việc trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đăng ký.

2.1 Quy trình thực hiện

Với phương pháp truyền thống, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai BHXH theo quy trình thủ công:

• Chuẩn bị hồ sơ giấy theo mẫu quy định (tờ khai, bảng lương, danh sách người lao động, v.v.).

• In ấn, ký đóng dấu và nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện.

• Chờ đợi cán bộ BHXH tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ.

• Nếu có sai sót, hồ sơ bị trả lại và phải làm lại từ đầu.

Quy trình này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn phụ thuộc hoàn toàn vào giờ hành chính và khối lượng công việc của cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

2.2 Hạn chế

Việc kê khai BHXH theo phương pháp thông thường 

• Tốn thời gian, nhân lực: Doanh nghiệp phải cử người đi nộp hồ sơ, chờ đợi xử lý trong thời gian dài.

• Dễ sai sót: Việc nhập liệu thủ công, xử lý giấy tờ bằng tay dễ dẫn đến lỗi thông tin, thiếu giấy tờ hoặc nhầm lẫn.

• Rủi ro thất lạc hồ sơ: Hồ sơ giấy dễ bị mất mát, hư hỏng do bảo quản không đúng cách hoặc khi di chuyển.

• Lưu trữ kém hiệu quả: Việc lưu giữ hàng loạt hồ sơ giấy tốn diện tích và gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần tra cứu lại.

• Thiếu tính cập nhật: Khi có thay đổi từ phía cơ quan BHXH (mẫu biểu, quy trình...), doanh nghiệp thường không được cập nhật kịp thời, dễ dẫn đến việc dùng sai mẫu.

Nhìn chung, phương pháp kê khai truyền thống không còn phù hợp với nhu cầu xử lý công việc nhanh, chính xác và tiện lợi của các doanh nghiệp hiện nay.

3. Kê khai BHXH qua phần mềm điện tử

3.1 Kê khai BHXH qua phần mềm là gì?

Kê khai BHXH điện tử là hình thức thực hiện toàn bộ quy trình kê khai, nộp và nhận kết quả hồ sơ BHXH thông qua internet, không cần phải đến cơ quan BHXH trực tiếp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa thao tác trực tiếp trên cổng Dịch vụ công BHXH hoặc sử dụng các phần mềm chuyên dụng.

Các phần mềm kê khai BHXH được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng và gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH qua hệ thống kết nối I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công.

3.2 Lợi ích nổi bật của kê khai BHXH qua phần mềm

Kê khai BHXH qua phần mềm được phát triển để loại bỏ những hạn chế của phương pháp kê khai thông thường, qua đó mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp sử dụng:

a, Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Hồ sơ được xử lý và gửi đi chỉ trong vài phút.

• Không cần in ấn, di chuyển, hay chờ đợi tại cơ quan BHXH.

• Cắt giảm chi phí văn phòng phẩm, vận chuyển và nhân sự đi nộp hồ sơ.

b, Giảm thiểu rủi ro sai sót khi kê khai

• Phần mềm BHXH hỗ trợ kiểm tra lỗi trước khi gửi, giảm rủi ro bị trả hồ sơ.

• Dữ liệu được chuẩn hóa theo mẫu quy định của BHXH Việt Nam.

c, Lưu trữ và tra cứu hồ sơ dễ dàng

• Hồ sơ được lưu trữ tập trung, có thể tìm lại bất cứ lúc nào.

• Hạn chế rủi ro mất mát hoặc thất lạc hồ sơ.

d, Chủ động kê khai mọi lúc, mọi nơi

• Doanh nghiệp có thể kê khai mọi lúc, mọi nơi – chỉ cần máy tính kết nối internet.

• Theo dõi trạng thái hồ sơ và nhận kết quả tự động ngay trên phần mềm.

4. Giới thiệu phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH

eBH là phần mềm kê khai BHXH điện tử của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, được cơ quan BHXH Việt Nam công nhận và cấp phép hoạt động theo mô hình I-VAN. 

Phần mềm này cho phép doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình kê khai, nộp và nhận kết quả hồ sơ BHXH qua mạng Internet – nhanh chóng, an toàn và đúng quy định.

4.1 Tính năng nổi bật của eBH

Phần mềm eBH được phát triển với nhiều tính năng thông minh, phù hợp với các hoạt động kê khai BHXH của doanh nghiệp như:

• Tạo và nộp hồ sơ BHXH trực tuyến: Thực hiện dễ dàng mọi loại hồ sơ như: báo tăng/giảm lao động, ốm đau, thai sản, chốt sổ, điều chỉnh lương...

• Ký số nhanh chóng: Tích hợp chữ ký số giúp nộp hồ sơ hợp lệ chỉ trong vài cú nhấp chuột.

• Nhận kết quả tự động: Phần mềm tự động lấy kết quả trả về từ cơ quan bảo hiểm xã hội.

• Cập nhật liên tục: Tự động cập nhật các biểu mẫu, quy định, thông báo mới từ cơ quan BHXH.

• Quản lý hồ sơ khoa học: Lưu trữ điện tử toàn bộ hồ sơ đã nộp, dễ tra cứu và xuất báo cáo theo nhu cầu.

Ngoài ra, eBH còn có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ quý khách về các nghiệp vụ trên phần mềm cũng như xử lý nhanh chóng các vấn đề gặp phải.

4.2 Các gói phần mềm phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp

Phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH cung cấp nhiều tùy chọn phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, giúp quý khách tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Bảng so sánh các gói phần mềm eBH.

Khách hàng quan tâm có thể cập nhật bảng giá phần mềm eBH mới nhất tại: https://ebh.vn/bang-gia

Khi đăng ký sử dụng BHXH điện tử lần đầu, các doanh nghiệp sẽ được ưu đãi cấp mã BHXH miễn phí, được tặng gói dùng thử phần mềm cũng như hỗ trợ 24/7 trong suốt quá trình sử dụng.

Trong bối cảnh số hóa quản lý doanh nghiệp đang trở thành xu hướng, việc chuyển sang sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử là bước đi cần thiết để nâng cao hiệu quả vận hành.

So với phương pháp truyền thống, kê khai BHXH điện tử qua phần mềm eBH mang lại lợi thế rõ ràng: thao tác nhanh gọn, chính xác, dễ quản lý, được hỗ trợ tận tình và luôn cập nhật theo đúng quy định của BHXH Việt Nam. Đây không chỉ là công cụ kê khai, mà còn là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự – BHXH một cách chuyên nghiệp và chủ động.

Mời quý khách liên hệ hotline để được tư vấn miễn phí và dùng thử eBH ngay tại:

• Miền bắc: 1900.55.88.73
• Miền Trung, Nam: 1900.55.88.72

Mạnh Hùng

Các tin tức liên quan:

• Ưu đãi đặc biệt cho hộ kinh doanh: Tặng 2 tháng sử dụng phần mềm eBH - Chỉ trong Quý II/2025